La technologie permet à l'organisation d'améliorer sa performance en fournissant l'information nécessaire à l'exécution d'un processus.
Une intervention en support aux opérations dans une entreprise manufacturière au Québec nous a permis de nous familiariser avec la commande WX (un nom fictif pour garder l'anonymat sur l'entreprise).
Cette commande était très importante pour les ventes mensuelles de l’entreprise, et tout le monde en parlait. L'engouement autour de cette commande avait piqué notre curiosité. Ils avaient tout pour assembler le produit fini : les composants étaient à l'extérieur pour un traitement spécifique et le système ERP indiquait une disponibilité du hardware (2000 boulons en stock).
Lors de la préparation des kits pour assembler le produit fini, il manquait les boulons. Le requis était de 24 boulons par assemblage et le système indiquait 2000 unités en inventaire. Évidement aucune suggestion d’achat n'était déclenchée. Il restait 5 jours avant la date d'expédition de la commande WX et le délai de livraison pour recevoir les nouveaux boulons était de 15 jours ouvrables.
Bien qu'importante, la situation ne semblait surprendre personne.
Toutes les commandes qui prennent ces boulons sont toujours en retard, on livre toujours en retard . Dit un employé
Selon les anciens, ces boulons étaient spéciaux et commandés uniquement sur demande. Alors à moins d'une erreur de transaction, il n’y avait aucune raison de les conserver en inventaire.
Mesure : en faisant une extraction des produits où ces boulons étaient utilisés. Et en regardant l’historique des transactions, ils ne les avaient jamais déduits de l’inventaire, et ce, depuis le début. La méthode d’assemblage était correcte selon le bureau des méthodes.
Analyse : une incompréhension et un manque de communication étaient à l'origine "le système gère automatiquement la quincaillerie au même titre que les consommables" faisait en sorte qu'ils fermaient les bons de travail en croyant que le système faisait la déduction.
Mais l'effet indésirable au niveau du processus était qu'à chaque fois qu’ils avaient besoin de ces boulons, une nouvelle commande était placée d’urgence chez le fournisseur, la réception était faite, ils les utilisaient physiquement pour assembler le produit et fermaient les bons de travail. La même chose se reproduisait encore et encore.
Plusieurs autres produits avaient le même problème. Une discussion était ouverte avec les responsables de la gestion d'inventaire et le bureau des méthodes.
Résultat : les nouvelles mesures de standardisation étaient sélectionnées et faisaient l'objet des projets-pilotes par l'équipe des méthodes et de gestion d'inventaire. Une solution optimale avait été mise en place.
Bénéfice : La solution mise en place était bien accueillie par plusieurs personnes. Bien que l'approche permettait la rigueur, les gens se sentaient beaucoup plus en mode proactif que réactif. Pour l'entreprise, cette petite solution avait permis d'améliorer les délais de livraison des produits concernés.